La cantidad y la variedad de los dispositivos electrónicos que pueden configurar el paisaje habitual de cualquier oficina o despacho es, simplemente, ingente. Una vez más, ello dependerá en gran medida del uso que se haga del espacio, de las funciones a las que se destine el área de trabajo y del tipo de labor a desempeñar.
Pese a ello, podemos enumerar algunos dispositivos imprescindibles en cualquier despacho y oficina modernos, y agruparlos por funciones, tipos y/o usos para instalarlos en el lugar más conveniente según estos criterios.
Dispositivos electrónicos básicos
Equipos informáticos
Ordenadores de mesa, portátiles, pantallas, escáneres, impresoras y faxes son los dispositivos y los accesorios informáticos por excelencia. Su uso en despachos y oficinas suele ser intensivo y sostenido en el tiempo, por lo que se hallan sometidos a mayores riesgos que otro tipo de componentes.
Dada su importancia, los cuidados de los que deben ser objeto superan a los de otros componentes de oficina, unos cuidados y unas atenciones que empiezan en el mismo momento de su instalación. Por ello, es necesario que los equipos informáticos se ubiquen en lugares cómodos y accesibles, que permitan su manipulación sin tener que abrir y cerrar puertas, agacharse o emplear taburetes y escaleras para acceder a ellos. Al mismo tiempo, y por esta misma y necesaria accesibilidad (que los expone a un buen número de riesgos), se deben tomar las medidas necesarias para evitar golpes y accidentes.
Destinar un lugar concreto del escritorio a PC de sobremesa y portátiles puede ser una solución efectiva si se dispone de suficiente espacio para ello. En caso contrario, siempre es mejor concretarlos en ubicaciones elevadas que a ras de suelo, empleando estanterías o muebles abiertos, que deberemos mantener limpios de polvo y a salvo de agentes externos nocivos, como el agua o la humedad.
Además, conviene situarlos lo más cerca posible de tomas de corriente, puntos de acceso a redes —ya sean domésticas o externas (redes de trabajo, Internet...)—, y a hardware accesorio (impresoras, escáneres, faxes, etc.). Esto, previsto con la suficiente antelación, nos evitará tener que lidiar con cables accesorios y alargadores de todo tipo; elementos que, pese a ser muy útiles en determinadas situaciones, en un despacho u oficina casi siempre comportan riesgos e incomodidades añadidas.
Redes y dispositivos de voz y datos
Sobre instalaciones de redes de voz y datos en el domicilio, podemos encontrar información amplia y detallada en la guía La red de datos doméstica. En ella (una guía completamente gratuita), también se enumeran los principales componentes que conforman las redes de datos domésticas, se detallan sus funcionalidades y se brinda información complementaria sobre el modo más adecuado de instalarlos en función de las necesidades a cubrir.
De entre todos los elementos que conforman las redes de voz y datos domésticas, los siguientes desempeñan un papel crucial en cualquier despacho u oficina:
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Teléfonos y accesorios de telefonía: a parte del teléfono fijo, indispensable en oficinas de cualquier tipo, existe un gran número complementos que pueden resultar de ayuda para mejorar la calidad del servicio telefónico, tanto recibido (por los operadores de telefonía) como prestado a clientes u otros usuarios con los que contactamos con frecuencia. Entre ellos, destacamos las centralitas (en el caso de disponer de varias líneas telefónicas, un caso poco frecuente en oficinas pequeñas o domésticas), los dispositivos de mejora de audio, o los teléfonos IP y los adaptadores (si se dispone de servicio VoIP).
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Routers: indispensables para la conexión a Internet. Algunos (actualmente la mayoría) también emiten señal Wi-Fi y permiten, entre otras funcionalidades, configurar una red doméstica de trabajo conectando distintos dispositivos entre sí, evitando tener que realizar complejas y costosas instalaciones.
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Switchs: un switch es un dispositivo que opera de un modo semejante a un router con varias salidas para conectar distintos equipos y dispositivos dotados con tarjetas ethernet, con la diferencia que el router opera con direcciones IP, mientras que el switch lo hace mediante direcciones MAC. Un switch permite conectar equipos y dispositivos de un modo directo, estando especialmente indicados para tejer pequeñas redes locales de datos.
Alarmas y dispositivos electrónicos de seguridad
En un domicilio estándar, los elementos de más valor se hallan normalmente en los despachos. No en vano estas estancias figuran entre los principales objetivos de intrusos y asaltantes.
El valor de los equipos y los complementos informáticos, o de los dispositivos electrónicos que pueblan cualquier despacho u oficina no es únicamente monetario: los datos almacenados en ellos pueden abrir las puertas al acceso de terceros a cuentas bancarias, códigos de alarma, horarios y agendas...
Las oficinas y los despachos son, por todo ello, espacios especialmente sensibles, a los que conviene proteger incluso más que otras estancias del hogar. Para ello, tenemos un buen número de dispositivos y sistemas de seguridad disponibles en el mercado, destacando entre ellos los basados en componentes electrónicos, mucho más fiables y duraderos.
La guía Hogares y negocios seguros ofrece amplia información al respecto, especialmente los capítulos dedicados a las alarmas antiintrusión, los sensores de movimiento y los sistemas electrónicos de seguridad centralizados, como el sistema Simon VOX Basic.
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